Kaltakquise mit System:
Über 20 Vertriebstermine im Monat.
CYC wollte gezielt Werkstätten und Lackierbetriebe für seinen Marktplatz gewinnen, hatte dafür aber keinen wiederholbaren Prozess. Heute läuft die Akquise über ein System, das Cold Mailing und Telefon verzahnt und dem dreiköpfigen Team über 20 Termine im Monat bringt.
Ausgangssituation
CYC betreibt einen Marktplatz, der Fahrzeughalter mit passenden Werkstätten zusammenbringt. Damit das funktioniert, muss CYC laufend neue Werkstätten und Lackierbetriebe als Partner gewinnen. Genau dafür fehlte ein klarer, wiederholbarer Vertriebsprozess.
Das Potenzial automatisierter Lead-Akquise war CYC bewusst, der erste Anlauf war ein Eigenbau. Dabei zeigte sich schnell, dass die technische Umsetzung und vor allem die Verknüpfung der einzelnen Systeme zu einem verlässlichen Prozess deutlich komplexer war als gedacht. Gesucht wurde ein Partner, der das vollständige System baut und einsatzbereit übergibt.
Lösung & Vorgehen
Für CYC haben wir ein zentrales Outreach-System gebaut, das automatisiertes Cold Mailing direkt mit der telefonischen Akquise verzahnt. Passende Werkstätten und Lackierbetriebe werden als Leads aufbereitet, automatisiert per E-Mail angeschrieben und anschließend gezielt telefonisch nachgefasst.
Der entscheidende Kniff liegt in der Verzahnung: Sobald die Erstmail raus ist, sieht das Vertriebsteam, wer bereits angeschrieben wurde, und kann sich im Telefonat direkt darauf beziehen. Aus einem kalten Anruf wird so ein warmer Einstieg, weil bereits eine Mail mit Informationen vorausgegangen ist.
Jeder neue Lead erhält über Instantly automatisch eine persönliche Erstmail, gefolgt von zeitversetzten Follow-ups, falls keine Reaktion kommt. So bleibt kein interessanter Kontakt nach einer einzigen Nachricht liegen.
Das Team sieht im System, welche Werkstätten bereits kontaktiert wurden und an welchem Punkt der Sequenz sie stehen. Anrufe lassen sich so priorisieren und knüpfen direkt an die vorausgegangene Mail an.
Zeigt eine Werkstatt Interesse, wird der Termin per Calendly direkt im Gespräch gebucht, ohne Wechsel zwischen Anwendungen. Für die Nachbereitung stehen fertige E-Mail-Templates bereit, etwa Leistungsübersicht oder Terminbestätigung.
Ergebnis
Aus einem zuvor unstrukturierten, manuellen Ablauf wurde ein klarer, skalierbarer Vertriebsprozess. Heute buchen drei Mitarbeiter über das System im Schnitt mehr als 20 Vertriebstermine pro Monat, ohne dass der organisatorische Aufwand im gleichen Maß mitwächst.
E-Mail-Vorlagen, Follow-up-Sequenzen, Kontaktstatus und Terminbuchung liegen an einem Ort, sodass neue Mitarbeiter schnell eingearbeitet sind. Inzwischen betreibt CYC über denselben Prozess auch die Werkstatt-Akquise für den TÜV.
- Kein wiederholbarer Akquiseprozess, viel Handarbeit
- Kalte Anrufe ohne vorherigen Kontakt
- Eigenbau scheiterte an der Systemverknüpfung
- Über 20 gebuchte Vertriebstermine pro Monat
- Warmer Anruf: Mail geht dem Gespräch voraus
- Cold Mailing, Telefon & Terminbuchung an einem Ort
„Wir wollten Werkstätten systematisch gewinnen, hatten aber keinen Prozess dafür. Heute schreibt das System an, das Team ruft warm nach, und wir buchen über 20 Termine im Monat.“
Vertrieb automatisiert skalieren?
Wir schauen uns euren Akquiseprozess an und zeigen in einem kurzen Gespräch, wie sich Cold Mailing, Telefonakquise und Terminbuchung zu einer Pipeline verbinden lassen, die planbar Termine bringt.