MS Access am Limit:
Wie ACON sein komplettes Projektmanagement revolutioniert.
Die alte Access-Datenbank war langsam, stürzte regelmäßig ab und niemand konnte sie weiterentwickeln. Heute arbeitet ACON auf einer eigenen Projektdatenbank, die exakt den eigenen Prozessen folgt: mehr Aufträge, bessere Übersicht, deutlich häufiger erreichte Boni.
Ausgangssituation
ACON akquiriert Standorte für Funktürme in ganz Deutschland, im Auftrag von Unternehmen wie Vantage Towers. Soll ein neuer Funkmast entstehen, sucht ACON im Zielgebiet geeignete Grundstücke und Gebäude, kontaktiert die Eigentümer, stimmt sich mit den Gemeinden ab, prüft die Machbarkeit, bereitet die Verträge vor und sichert am Ende den Standort. Ein Projektmanagement, das so speziell ist, dass es in kein Standardsystem wirklich hineinpasst.
Gelaufen ist das gesamte Projektmanagement über eine Access-Datenbank, die über die Jahre komplett zweckentfremdet worden war: Die ursprünglichen Ansichten und Aufgaben wurden nicht mehr wie gedacht genutzt, Funktionen für die tägliche Arbeit fehlten und niemand konnte die Lösung weiterentwickeln. Im Alltag wurde die Datenbank zunehmend zum Problem: langsame Ansichten, lange Ladezeiten, regelmäßige Abstürze mitten in der Arbeit.
Ursprünglich hatte ACON jemanden gesucht, der ein System auf Basis von Salesforce aufbaut, weil viele Auftraggeber damit arbeiten. Es zeigte sich aber: Als Projektdatenbank für diesen Anwendungsfall funktioniert Salesforce nicht, eine passende Schnittstelle gab es ebenfalls nicht. Gesucht war also jemand, der das System nicht einfach überarbeitet, sondern komplett neu baut und neu denkt.
Lösung & Vorgehen
Wir haben für ACON eine neue Datenbank auf einem eigenen Server aufgesetzt und dazu ein komplett neues Frontend entwickelt, das zu 100 % auf die Prozesse des Unternehmens zugeschnitten ist. Quellcode und Daten gehören dabei vollständig ACON, ohne Lizenzmodell und ohne Abhängigkeit von einem Systemanbieter.
Statt ACONs Arbeit in ein Standardsystem zu pressen, bildet die Anwendung den echten Akquiseprozess ab: vom Suchkreis des Auftraggebers über die Kandidaten auf den einzelnen Grundstücken bis zu Meilensteinen, Fristen und der Vertragsverhandlung. Jede Auftragsart bekommt die Ansicht, die das Team dafür wirklich braucht.
Inzwischen gehen wir einen Schritt weiter und integrieren die ersten KI-Funktionen: Die Mitarbeiter können perspektivisch direkt mit ihrer Datenbank sprechen, Informationen abrufen oder Aufgaben auslösen.
Gemeinsam mit ACON haben wir den kompletten Akquiseprozess aufgenommen: von der Suche im Zielgebiet über die Eigentümeransprache bis zu Vertrag und Abrechnung, inklusive der Frage, warum das Altsystem im Alltag nicht mehr trug.
Auf dieser Basis entstanden Lösungskonzept und Datenmodell: eine PostgreSQL-Datenbank auf ACONs eigenem Server und ein Frontend, dessen Ansichten den tatsächlichen Arbeitsschritten folgen statt einem Standardschema.
Die Anwendung wird in kurzen Revisionsschleifen gebaut: ACON testet jeden Stand selbst am echten Prozess, das Feedback fließt gebündelt in die nächste Iteration ein.
Im nächsten Schritt kommen KI-Funktionen dazu, mit denen das Team direkt mit der Datenbank arbeitet: Fragen stellen, Informationen abrufen, Aufgaben auslösen.
Ergebnis
Die tägliche Arbeit ist deutlich einfacher geworden: Das Team kann wesentlich mehr Aufträge abarbeiten, hat eine deutlich bessere Übersicht über alle laufenden Projekte und organisiert die einzelnen Vorgänge wesentlich schneller bis zum Abschluss.
Das zahlt direkt aufs Geschäft ein, denn das Modell von ACON ist teilweise bonusgetrieben: Werden Projekte besonders schnell abgeschlossen, gibt es zusätzliche Boni vom Auftraggeber. Mit dem neuen System erreicht ACON diese Boni deutlich häufiger, weil Projekte schneller und strukturierter durchlaufen.
- Access-Datenbank: langsam, lange Ladezeiten, regelmäßige Abstürze
- Ansichten über Jahre zweckentfremdet, wichtige Funktionen fehlten
- Niemand konnte das System sinnvoll weiterentwickeln
- Eigene Datenbank samt Frontend, zu 100 % auf die Prozesse zugeschnitten
- Bessere Übersicht, Aufträge schneller organisiert und abgeschlossen
- Fristgebundene Boni deutlich häufiger erreicht
„Vorher hat uns unsere eigene Datenbank ausgebremst, heute ist sie unser größter Hebel: Wir schaffen mehr Aufträge, haben endlich Struktur und holen die Boni, die früher liegen geblieben sind.“
Auch bei dir läuft alles über ein System, das keiner mehr im Griff hat?
Wir schauen uns dein System und deine Prozesse gemeinsam an. Danach weißt du, wie eine Lösung aussieht, die exakt so arbeitet wie dein Team, und was der erste Schritt dorthin ist.