MS Access am Limit:
Wie ACON sein komplettes Projektmanagement revolutioniert.

Ausgangssituation

ACON akquiriert Standorte für Funktürme in ganz Deutschland, im Auftrag von Unternehmen wie Vantage Towers. Soll ein neuer Funkmast entstehen, sucht ACON im Zielgebiet geeignete Grundstücke und Gebäude, kontaktiert die Eigentümer, stimmt sich mit den Gemeinden ab, prüft die Machbarkeit, bereitet die Verträge vor und sichert am Ende den Standort. Ein Projektmanagement, das so speziell ist, dass es in kein Standardsystem wirklich hineinpasst.

Gelaufen ist das gesamte Projektmanagement über eine Access-Datenbank, die über die Jahre komplett zweckentfremdet worden war: Die ursprünglichen Ansichten und Aufgaben wurden nicht mehr wie gedacht genutzt, Funktionen für die tägliche Arbeit fehlten, und im Haus wusste niemand, wie man sie anpasst. Jede neue Idee hieß: aufschreiben und auf einen externen Programmierer warten. Im Alltag wurde die Datenbank zunehmend zum Problem: langsame Ansichten, lange Ladezeiten, regelmäßige Abstürze mitten in der Arbeit.

Dazu kam: Die eigentliche Akquise fand gar nicht in der Datenbank statt. Den Suchkreis des Auftraggebers als Screenshot in eine Präsentation kopieren, daneben die Katasterkarte öffnen, Gebäude in der 3D-Ansicht prüfen, Schutzgebiete und Drohnenzonen in weiteren Portalen nachschlagen, Eigentümer per Pfeil von Hand zuordnen. Für einen einzigen Standort war ein halbes Dutzend Fenster offen.

Ursprünglich wollte ACON ein System auf Basis von Salesforce aufbauen lassen, weil die großen Auftraggeber damit arbeiten. Die Ausschreibung lief bereits. Im Analysegespräch wurde aber klar: Salesforce hätte hohe laufende Lizenzkosten, eine Abhängigkeit vom Anbieter und eine Oberfläche bedeutet, in die ACONs kartenbasierte Arbeit nicht hineinpasst. Eine Schnittstelle zu den Auftraggebern gab es ohnehin nicht. Gesucht war also jemand, der das System nicht einfach überarbeitet, sondern komplett neu baut und neu denkt.

Lösung & Vorgehen

Wir haben für ACON eine neue Datenbank auf einem eigenen Server aufgesetzt und dazu ein komplett neues Frontend entwickelt, das zu 100 % auf die Prozesse des Unternehmens zugeschnitten ist. Quellcode und Daten gehören dabei vollständig ACON, ohne Lizenzmodell und ohne Abhängigkeit von einem Systemanbieter.

Herzstück ist eine Kartenansicht, die all die verstreuten Fenster ersetzt: Suchkreis, Flurstücke, Schutzgebiete, Höhen und Messwerkzeuge liegen auf einer Fläche. Kandidaten entstehen per Klick direkt am Grundstück, eine Ampel zeigt, wer angefragt ist, wer zugesagt und wer abgelehnt hat.

Statt ACONs Arbeit in ein Standardsystem zu pressen, bildet die Anwendung den echten Akquiseprozess ab: vom Suchkreis des Auftraggebers über die Kandidaten bis zu Meilensteinen, Fristen, Bonusberechnung und Vertragsverhandlung. Jede Auftragsart bekommt die Ansicht, die das Team dafür wirklich braucht.

Erste KI-Funktionen sind bereits im Einsatz: Ein Screenshot mit Eigentümer- oder Flurstücksdaten wird einfach eingefügt und automatisch in die richtigen Felder übernommen, neue Aufträge lassen sich direkt aus der E-Mail des Auftraggebers anlegen. Als Nächstes soll das Team direkt mit seiner Datenbank sprechen, Informationen abrufen und Aufgaben auslösen können.

Ergebnis

Die tägliche Arbeit ist deutlich einfacher geworden: Das Team kann wesentlich mehr Aufträge abarbeiten, hat eine deutlich bessere Übersicht über alle laufenden Projekte und organisiert die einzelnen Vorgänge wesentlich schneller bis zum Abschluss.

Das zahlt direkt aufs Geschäft ein, denn das Modell von ACON ist teilweise bonusgetrieben: Werden Projekte besonders schnell abgeschlossen, gibt es zusätzliche Boni vom Auftraggeber. Die Anwendung rechnet für jeden Auftrag mit, wie viel Zeit bis zur nächsten Bonusstufe bleibt. Jeder Tag, den ein Projekt schneller durchläuft, landet so direkt im Bonus statt im Malus.