Daten nur einmal erfassen
Kontakte, Buchungen oder Aufträge werden zwischen den benötigten Programmen abgeglichen. Wir klären, welches System für welche Angaben maßgeblich ist.
Weniger Handarbeit zwischen deinen Systemen.
Daten übertragen, Dokumente erstellen, Vorgänge nachhalten: Wir automatisieren die wiederkehrenden Schritte in deinem Betrieb. Ausgangspunkt ist dein Ablauf. Die passenden Werkzeuge wählen wir danach.
Kurz erklärt
Was bedeutet Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung verbindet einzelne Arbeitsschritte zu einem geregelten Ablauf. Daten werden übertragen, Bedingungen geprüft und Folgeaktionen ausgelöst. Dafür können Schnittstellen, feste Regeln und KI zusammenarbeiten. DPA+ betrachtet den gesamten Vorgang – vom Eingang über Ausnahmen bis zum Ergebnis im Zielsystem.
Kommt dir das bekannt vor?
- Dieselben Daten werden mehrfach eingetragen.
- Aufgaben bleiben zwischen zwei Abteilungen liegen.
- Wiederkehrende Kontrollen kosten jede Woche Zeit.
Dokumente weiterverarbeiten
Eingehende Unterlagen zuordnen, relevante Informationen herausarbeiten und passende Dokumente erzeugen. Fehlende Angaben werden sichtbar gemacht.
Vorgänge im Blick behalten
Zahlungseingänge zuordnen, offene Schritte erkennen und Verantwortliche informieren. Dein Team bearbeitet die Fälle, bei denen tatsächlich etwas zu entscheiden ist.
Eine Buchung setzt die nächsten Schritte in Gang.
Beispiel Buchung bis Rechnung: Ein eindeutiger Eingang, bekannte Regeln und ein gemeinsamer Bearbeitungsstand ersetzen manuelle Übergaben.
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Buchung übernehmen
Kunden- und Buchungsdaten im zuständigen System erfassen.
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Angaben abgleichen
Vollständigkeit, Zuordnung und vereinbarte Regeln prüfen.
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Dokument vorbereiten
Die Rechnung aus den geprüften Daten erstellen.
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Vorgang weiterführen
Versand nach festgelegten Regeln auslösen und den Status aktualisieren.
Welchen Prozess lohnt es sich zuerst anzupacken?
Wir suchen einen Engpass mit klar erkennbarem Nutzen. Dazu betrachten wir Häufigkeit, Daten und die Auswirkungen von Fehlern.
Häufig genug
Der Ablauf wiederholt sich und bindet spürbar Zeit. Du kannst zeigen, welche Handgriffe regelmäßig anfallen.
Fachlich verständlich
Start, Ergebnis und Zuständigkeiten sind beschreibbar. Unklare Regeln werden vor der Automatisierung geklärt.
Sinnvoll überprüfbar
Wir können vorher und nachher vergleichen: etwa Bearbeitungszeit, manuelle Eingriffe oder liegengebliebene Vorgänge.
So sieht das in echten Projekten aus.
Buchung und Rechnung im selben Ablauf ~90 % weniger Orga-Aufwand, von der Anfrage bis zur Rechnung LUNCA verbindet die Buchung von Räumen und Kursen mit nachgelagerten Aufgaben und Rechnungsprozessen. 
Martina Rodriguez Romero Inhaberin · LUNCA 
Mieteingänge mit offenen Posten abgleichen Sofort sichtbar, wenn eine Miete offen bleibt Die Vermieterplattform von Immofanten verbindet Bankdaten, Zahlungsabgleich und die Bearbeitung ausstehender Mieten. 
Peter Paukert Geschäftsführer · Immofanten Wir bauen mit dir.
Schritt für Schritt.
Ein gemeinsames Ziel, sichtbare Zwischenstände und Rückmeldungen aus deinem Alltag. So wird aus dem Konzept ein nutzbares System.
01Ablauf verstehen
Du zeigst uns an konkreten Beispielen, wie dein Team heute arbeitet: welche Programme im Einsatz sind, wo Daten herkommen und welche Handgriffe Zeit kosten. Wir fragen nach Zuständigkeiten und Sonderfällen. Gemeinsam grenzen wir den Engpass ein und klären, woran du eine Verbesserung im Alltag erkennen würdest.
02Konzept besprechen
Aus der Analyse entwickeln wir einen konkreten Aufbau und stellen ihn dir vor. Wir zeigen, welche bestehenden Systeme eingebunden werden, welche Bausteine dazukommen und wie dein Team damit arbeiten soll. Gemeinsam legen wir den ersten nutzbaren Umfang, offene Voraussetzungen und die nächsten Schritte fest – bevor die Entwicklung beginnt.
03Gemeinsam erproben
Wir entwickeln in überschaubaren Schritten und zeigen dir die Zwischenstände. Dein Team probiert die Lösung mit Beispielen aus dem eigenen Arbeitsalltag aus. So prüfen wir früh, ob Abläufe, Ansichten und Ergebnisse passen. Rückmeldungen fließen in die nächsten Revisionen ein; auch fehlende Daten und Fehlerfälle werden gezielt getestet.
04In den Alltag bringen
Vor dem Start klären wir die nötige Datenübernahme, Zugänge und Verantwortlichkeiten. Wir führen dein Team in die Anwendung ein und stimmen Übergabe und Dokumentation ab. Auch die Betreuung wird konkret vereinbart: Wer kümmert sich um Rückfragen, Updates und Änderungen an Schnittstellen? Weitere Funktionen planen wir anhand der Erfahrungen aus dem Betrieb.
Ein gemeinsames Prozessbild
Eingang, Datenquellen, Entscheidungen und Ausnahmen werden zusammen betrachtet. Das schafft Klarheit, bevor eine Schnittstelle gebaut wird.
Verbundene Arbeitsmittel
Geeignete vorhandene Anwendungen bleiben im Einsatz. Eigene Logik ergänzt die Stellen, an denen heute manuelle Arbeit dazwischenliegt.
Ein überprüfbarer erster Ablauf
Wir führen den Prozess mit deinem Team ein und prüfen die Ergebnisse. Daraus wird sichtbar, welche Erweiterung als Nächstes sinnvoll ist.
Deine Fragen.
Klare Antworten.
Deine Frage ist noch offen? Welche Geschäftsprozesse lassen sich automatisieren?
Geeignet sind wiederkehrende Vorgänge mit zugänglichen Daten und beschreibbaren Regeln. Beispiele sind die Übertragung von CRM-Daten, Dokumentenverarbeitung, Buchungsabläufe oder der Abgleich von Zahlungseingängen. Bei vielen Ausnahmen kann eine teilweise Automatisierung sinnvoller sein als ein vollständig automatischer Ablauf.
Braucht Prozessautomatisierung immer künstliche Intelligenz?
Nein. Datenübertragung, feste Berechnungen und klare Wenn-dann-Regeln kommen oft ohne KI aus. KI kann helfen, wenn Texte, Bilder oder Dokumente interpretiert werden müssen. Wir trennen solche Aufgaben von festen Regeln und entscheiden für jeden Schritt, welches Verfahren passt.
Müssen wir unsere vorhandenen Programme ersetzen?
Nicht grundsätzlich. Wir prüfen zuerst, wie sich vorhandene Anwendungen verbinden lassen. Standardsoftware, die ihre Aufgabe gut erfüllt, kann bestehen bleiben. Eine eigene Anwendung wird dort interessant, wo der betriebliche Ablauf sonst dauerhaft Workarounds verlangt.
Was passiert mit Ausnahmefällen?
Ausnahmen werden im Konzept ausdrücklich aufgenommen. Der Ablauf kann fehlende Angaben markieren, eine Aufgabe an die zuständige Person geben oder auf eine Freigabe warten. Wichtig ist, dass ein Fall nicht unbemerkt verschwindet und nach der Klärung geordnet weiterbearbeitet werden kann.
Wie lässt sich die Zeitersparnis einer Automatisierung messen?
Wir halten zunächst fest, wie oft der Ablauf vorkommt und wie viel manuelle Arbeit heute anfällt. Im Pilotbetrieb vergleichen wir zum Beispiel Bearbeitungszeit, Nacharbeit und die Anzahl manueller Eingriffe. Diese Beobachtungen sind belastbarer als eine pauschale Prozentangabe vor der Prozessaufnahme.
Können wir mit einem einzigen Prozess beginnen?
Ja. Ein klar abgegrenzter Prozess ist häufig ein sinnvoller Einstieg. Er sollte ein nutzbares Ergebnis liefern und sich mit deinem Team überprüfen lassen. Weitere Abläufe können anschließen, wenn die Datenbasis und die ersten Erfahrungen dafür sprechen.
Zeig uns, wo dein Team Zeit verliert.
Wir schauen gemeinsam auf deinen Ablauf, die vorhandenen Systeme und den Engpass. Danach besprechen wir, welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Mit Daniel & Jannik